Produzir Mais em Menos Tempo: os segredos da técnica Pomodoro

Um profissional produtivo é aquele que consegue produzir mais em menos tempo. E, para isso, se engana quem pensa que precisa ficar com o rosto colado no monitor o dia todo, levar trabalho para casa ou almoçar enquanto faz as atividades.

Atitudes desse tipo, na verdade, apenas fazem a produtividade cair e trazem até problemas de saúde. Neste artigo eu vou te ensinar uma técnica de gestão de tempo que aumenta seu desempenho ao mesmo tempo que treina seu foco e concentração.

Para muitas pessoas, o tempo é um inimigo. A ansiedade provocada pelo “tic tac do relógio”, principalmente quando existem prazos a serem cumpridos, acaba atrapalhando a sua produtividade e levando a procrastinação.

A Técnica Pomodoro foi criada com o objetivo de utilizar o tempo como um aliado para realizar o que precisamos fazer, e para melhorar continuamente os nossos processos de trabalho ou estudo.

Como produzir mais em menos tempo?

A técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo criada na década de 80 pelo italiano Francesco Cirillo.

Após muito sofrimento em sua vida acadêmica para dar conta de tudo que precisava estudar, resolveu buscar alguma maneira de aumentar sua produtividade.

Depois de muito estudo e experiências práticas, ele desenvolveu um método simples, porém inovador, de como produzir mais em menos tempo, aumentando sua produtividade: a técnica Pomodoro, que em português significa tomate.

Por ser uma forma diferente de ver o tempo (não mais focada no conceito do quanto você tem que fazer), você obtém diversos benefícios ao usá-la:

Aumento da sua concentração e foco através da diminuição das interrupções

Aumentar sua motivação e mantê-la constante na realização das tarefas

Aumento da sua produtividade

Fortalecimento da sua determinação em alcançar objetivos

Aumento do seu autoconhecimento e poder de análise crítica, definindo o nível de complexidade das atividades e estimando o investimento de tempo para realizá-las

Alívio da sua ansiedade causada pela não realização das tarefas

A técnica trabalha com ‘blocos de tempo’, ou seja, você foca na sua tarefa por determinada quantidade de tempo e depois descansa por outro período de tempo. Cada quantidade de tempo trabalhada representa um pomodoro. Na técnica original, um pomodoro dura 25 minutos e as pausas duram 5 minutos.

A cada 4 pomodoros (25 + 5 minutos) você deve fazer uma pausa maior de 15 a 30 minutos. Use um timer para regular o tempo.

A estratégia das pausas de descanso é um dos segredos para você produzir mais em menos tempo e atesta a eficiência desta técnica. Como não somos robôs, é praticamente impossível manter a concentração durante horas seguidas. Por isso a tendência é que o foco diminua com o tempo, fazendo cair a produtividade.

As pausas de 5 minutos possibilitam que você se “desligue” do trabalho, permitindo que sua mente assimile o que foi realizado e aprendido nos últimos 25 minutos. Assim, você consegue voltar a trabalhar com um alto nível de energia e manter o foco e a concentração ao longo do dia.

Durante as paradas, não é uma boa ideia se envolver em atividades que exigem qualquer esforço mental significativo, como escrever emails importantes ou fazer chamadas telefônicas longas. Este tipo de coisa vai manter sua mente preocupada e impedir seu relaxamento mental, impedindo que você esteja alerta e bem-disposto para o próximo pomodoro.

Veja essas pausas como oportunidades de fazer algo bom para sua saúde. Você pode se levantar e caminhar pela sala, se alongar ou simplesmente bater papo com os colegas. Tem que ser algo prazeroso, pois isso irá ajudá-lo a voltar energizado para o pomodoro seguinte.

Isso remete à noção de recompensa, que é outro dos segredos que tornam esta técnica tão incrível.

Hoje, nós sabemos que os maiores ladrões do nosso tempo são as redes sociais. Poucos conseguem resistir ao “canto da sereia” travestido em notificações de e-mails e mensagens novas do Facebook, Twitter e Linkedin. Mas quando você sabe que dali a pouco tempo poderá verificar suas contas sem culpa (porque trabalhou duro por 1 pomodoro inteiro), você consegue relaxar e se concentrar mais facilmente na atividade proposta.

Claro que desligar TODAS as notificações e fechar as abas desnecessárias do navegador também ajuda muito.

__________________________________________

Está gostando do artigo? Você está insatisfeito ou frustrado com sua carreira e deseja encontrar outra área de atuação dentro da sua profissão ou até mesmo outra profissão e não tem a mínima ideia por onde começar? O Ebook “Como Planejar Sua Mudança de Carreira Sem Stress“ pode ajudar. Clique AQUI e baixe gratuitamente.

__________________________________________

Como Funciona a técnica pomodoro?

No começo do seu dia de trabalho ou estudo, faça uma lista das tarefas que você precisa executar durante o dia.

Pegue uma folha (ou planilha excel) e crie duas seções: “Tarefas Planejadas”, onde estará sua lista de atividades e “Não Planejadas”, destinada às atividades inesperadas que aparecerem ao longo do dia. Estas atividades podem modificar o seu planejamento e devem ser registradas também.

Organize sua lista por ordem de prioridade (se você tem dificuldade em priorizar, neste artigo eu ensino uma técnica que pode te ajudar). Calcule quantos pomodoros serão necessários para realizar cada tarefa e anote ao lado delas.

No início serão apenas estimativas e você não deve se preocupar tanto em acertar. Isso virá com o tempo e a prática.

Escolha uma tarefa, cronometre 25 minutos (1 pomodoro) e comece a trabalhar nela. Depois que o pomodoro terminar, marque um ‘X’ ao lado da tarefa e faça uma pausa de 5 minutos.

Faça o ‘X’ e a pausa mesmo se você ainda não tiver terminado a tarefa. Deixe para continuar trabalhando nela no próximo pomodoro. Depois que você terminar a tarefa é só riscá-la da lista.

E as Interrupções?

Uma das regras mais importantes da Técnica Pomodoro é que você deve evitar ao máximo as interrupções. É claro que no ambiente de trabalho, isso pode ser difícil de colocar em prática. Nesse caso, você deve gerenciar as interrupções, que serão de dois tipos: internas e externas.

As interrupções internas são todas aquelas que partem de você mesmo, como por exemplo, você lembra que precisa telefonar para alguém, sente vontade de pedir pizza ou lembra que precisa tomar remédio. Todas as interrupções internas devem ser deixadas para depois, a não ser que seja de extrema urgência.

As interrupções externas são todas aquelas que partem do ambiente, por exemplo: o colega pede uma informação, o telefone toca, chega um novo email. Essas também devem ser deixadas para depois, a não ser, claro, que seja de extrema urgência (ou se for o seu chefe chamando).

Sempre que acontecer uma interrupção externa, você deve anotar a tarefa relacionada na seção de tarefas “Não Planejadas” e marcar um hífen ao lado da tarefa atual.

Segundo o criador da técnica, a maioria das interrupções podem ser deixadas para depois porque dificilmente alguma coisa é tão urgente que não pode esperar um pomodoro terminar.

Por exemplo, se você receber uma ligação aos 17 minutos de um pomodoro, você pode terminar o pomodoro e retornar a ligação depois, porque 8 minutos vão fazer pouca ou nenhuma diferença.

Por outro lado, parar a tarefa no meio pode fazer com que você se distraia com outras coisas. Além disso, existe o tempo perdido para se concentrar novamente e retomar a tarefa.

Todas as tarefas Não Planejadas devem ser executadas seguindo o mesmo sistema das tarefas planejadas. Ou seja, se apareceu alguma tarefa não planejada que tem prioridade sobre as planejadas, jogue na lista ao lado (afinal, ela acabou de entrar no planejamento do seu dia), estime a quantidade de pomodoros para ela e comece a trabalhar.

Cada pomodoro deve contemplar apenas uma tarefa. Mas, você pode usar o seu bom senso. Se você terminar a atividade faltando poucos minutos para acabar o pomodoro, você pode revisar o que fez até bater os 25 minutos.

Da mesma forma, se você levou 25 minutos e sente que precisará de apenas mais alguns minutos para completar a atividade, adie a pausa. O importante é que sejam exceções e não se tornem a regra.

E não esqueça de registrar ao lado de cada atividade quantos pomodoros foram necessários para finalizá-la.

Qual é o seu ritmo de trabalho?

O tempo de 25 minutos pre-estabelecido para cada pomodoro deve servir de guia, mas deve-se levar em consideração que cada ser humano é único e possui um ritmo próprio de trabalho. Logo, a duração do pomodoro pode variar de pessoa para pessoa. Eu sugiro que, para tarefas mais complexas, que demandam muito tempo, você cronometre o tempo máximo em que consegue ficar focado.

Por exemplo, se você estima que precisará de 3 horas para fazer um relatório para seu chefe, verifique até quanto tempo você consegue permanecer concentrado nele. Podem ser 25, 30 ou 45 minutos. Faça isso com outras tarefas que demandem muito tempo também.

Depois de uns 5 ou 6 testes você terá um tempo médio de concentração e pode criar os ‘blocos de tempo’ com esse número (as pausas continuam sendo de 5 minutos, ok?!)

Bom, espero que o artigo seja útil para você. Como última dica, eu preciso te dizer que nenhuma técnica é definitiva, nem funciona 100% para todo mundo. Só você sabe como funciona o seu ritmo de trabalho. É importante testar e ver o que funciona para você.

__________________________________________

TAGS: transição de carreira